Perché la Rilevazione delle Presenze
La rilevazione delle presenze del personale è regolata da alcune norme di legge, differenziate tra comparto pubblico e privato.
Per quanto riguarda la Funzione Pubblica l’art. 22, comma 3, della legge n. 724/94 stabilisce che l’osservanza dell’orario deve essere accertata mediante forme di controllo obiettivo e di tipo automatizzato. Tuttavia il Ministero della Funzione Pubblica ha fatto rilevare che, per il controllo dell’orario di lavoro, doveva essere tenuto conto, visto il rilevante costo dei sistemi informatici, del rapporto costi-benefici.
Per questo motivo la stessa Funzione Pubblica, con circolare n. 4797/1992, ha espressamente escluso il comparto scuola dai controlli di tipo automatizzato.
Nel comparto scuola quindi solo l’articolo 92.3 lettera g prevede per il personale ATA l’obbligo della rilevazione delle presenze automatizzata.
Il dipendente che non rispetta l’orario di lavoro può ritrovarsi in una situazione di debito orario per la mancata prestazione lavorativa nei confronti della propria amministrazione, con il conseguente obbligo al recupero delle ore mancanti od alla trattenuta in busta paga.
I dirigenti sono responsabili del controllo dell’osservanza dell’orario di lavoro dei dipendenti.

Risulta comunque obbligatorio per il datore di lavoro fornire al lavoratore “adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”.
Una volta fornita “Adeguata informazione” il datore di lavoro dovrebbe poter utilizzare gli strumenti che ritiene più opportuni per procedere alla rilevazione ed alla raccolta dei dati relativi alle presenze, utilizzando le informazioni acquisite esclusivamente per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, comprese eventuali sanzioni disciplinari.
Sin dall’inizio il Decreto Legge n. 151/2015, ha sollevato alcune critiche sia dai sindacati che dal garante della privacy. Quest’ultimo ha infatti sottolineato che l’uso di strumenti di rilevazione delle presenze biometrici deve essere considerato solo come estrema ratio:
“con riferimento all’uso di tecnologie biometriche per finalità di rilevazione delle presenze si osserva che la legittima finalità volta ad accertare il rispetto dell’orario di lavoro anche ‘mediante forme di controlli obiettivi e di tipo automatizzato (e in taluni casi a garantire speciali livelli di sicurezza)’ deve, in ogni caso, essere effettuato nel pieno rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali, anzitutto con riguardo all’osservanza dei principi di necessità e proporzionalità … il datore di lavoro è sempre tenuto a cercare i mezzi meno invasivi scegliendo, se possibile, un procedimento non biometrico. Tali principi impongono che siano preventivamente considerati altri sistemi, dispositivi e misure di sicurezza fisiche e logicistiche (sic) che possano assicurare parimenti una puntuale e attendibile verifica delle presenze e degli ingressi sul luogo di lavoro senza fare ricorso al trattamento dei dati biometrici”
Trascurando in tal modo la funzione principale di tali sistemi che è quella di garantire una maggiore sicurezza e la certezza dell’identificazione della persona che timbra.
Queste norme valgono sia per il settore pubblico che per quello privato.
Per quanto riguarda il settore privato partiamo dal Codice civile e precisamente dagli articoli 2086 e 2087, che stabiliscono:
Art. 2086 Potere organizzativo del datore di lavoro: “L’imprenditore è il capo dell’impresa”
Art. 2087 Doveri nei confronti dei suoi dipendenti: “Il Datore di Lavoro è tenuto ad adottare … le misure … necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei propri dipendenti”
Ci sono poi numerosi altri articoli di legge, dello statuto dei lavoratori e del garante della privacy che autorizzano e limitano l’uso di strumenti automatici per la rilevazione delle presenze:
Art. 4, legge n. 300/1970 (c.d. Statuto dei lavoratori”)
Art. 114, D. Lgs. n. 196/2003 (c.d. “Codice della privacy”).
Art. 13, commi 4 e 5 e 24, comma 1, lettere a), b), e), f), sempre del D. Lgs. n. 196/2003.
Si ricorda che a norma del DL 112/2008 convertito nella Legge 133/2008 il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati ed i collaboratori coordinati e continuativi. Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove siano rilevabili, la qualifica ed il livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio, oltre alle relative posizioni assicurative.
La sezione delle presenze richiede per ogni giornata l’indicazione del numero delle ore di lavoro effettuate, delle ore di lavoro straordinario, di eventuali assenze anche non retribuite e dei riposi.
Il libro unico del lavoro ha sostituito i libri matricola e paga e rappresenta lo strumento per documentare nei confronti del lavoratore la gestione del proprio rapporto di lavoro, mentre nei confronti degli organi di vigilanza la situazione occupazionale dell’azienda, la regolarità e la correttezza della gestione contrattuale, degli adempimenti previdenziali e assistenziali, degli obblighi in qualità di sostituto di imposta, della disciplina in materia di orario massimo di lavoro, riposi, ferie e assenze in generale.
Come abbiamo visto il Libro Unico riporta le ore di presenza giornaliera, senza indicazione esatta di entrata ed uscita e soprattutto senza l’indicazione del fatto che il dipendente abbia o meno effettuato la pausa prevista da legge (si ricorda che la legge prevede una pausa obbligatoria dopo al massimo 6 ore di lavoro continuativo), o abbia beneficiato di pausa di almeno 11 ore tra un turno ed il successivo, come previsto dalla normativa vigente. Per questi motivi l’ispettorato del lavoro può imporre al datore di lavoro la predisposizione di un impianto di rilevazione delle presenze.